Stappenplan Algemene Leden Vergadering

Geschreven op 8 april 2023

Wat moet je regelen voor de organisatie van een ALV? Wat is goede voorbereiding?

Datum en agenda vaststellen

Gebruikelijk is om de datum al aan te kondigen op de voorgaande ALV zelf. Een vergadering een jaar van te voren plannen, is echt niet overdreven. Houd wel in verband met onvoorziene omstandigheden een alternatieve datum (s) achter de hand.

Bij het vaststellen van de definitieve datum is het raadzaam rekening te houden met grote evenementen (zoals sportwedstrijden) die op dezelfde datum plaatsvinden.

Wanneer de jaarvergadering bijvoorbeeld wordt gehouden op dezelfde avond als een belangrijke voetbalwedstrijd, zal de opkomst matig zijn.

Het is altijd handig om de uitnodiging ruim van tevoren te versturen, maar houdt je ieder geval een minimale tijdspanne die in je statuten staat vermeld. Deze zogenaamde convocatie dient in de statuten opgenomen te zijn en is normaal gesproken 3 weken tot een maand.

Taakverdeling

Naast de taken van het kernbestuur, komt er bij de ALV meer kijken. Denk aan het regelen van de zaalhuur, het verzorgen van publiciteit, bloemen voor genodigden et cetera. Dit blijkt in de praktijk veel tijd in beslag. Verdeel zoveel mogelijk taken onder de bestuursleden of het verenigingsmanagement.

Alle verenigingen hebben moeite om leden naar de jaarvergadering te krijgen waardoor het handig is om de ALV te koppelen aan een event. Denk daarbij aan een inhoudelijke training, cursus of bekende spreker. Ook de combinatie met een uitgebreide lunch of diner werkt goed.

Kascommissie samenstellen

De kascommissie bestaat minimaal uit twee leden. Zij moet worden samengesteld ter controle van het jaarverslag. Geïnteresseerden kunnen tijdens de eraan voorafgaande jaarvergadering zich opgeroepen voelen om zich hiervoor aan te melden. Zorg ervoor dat naam en adres van die leden genoteerd staat, zodat de vergaderstukken te zijner tijd aan hen toegestuurd kunnen worden.

Geschikte vergaderruimte

Een ruimte voor de ALV moet in ieder geval zo groot zijn dat het minimaal verwachte aantal leden zitting kunnen nemen. Regel ruim van te voren een zaal of vergaderruimte, en houdt daarbij rekening met populaire datums waardoor je achter het net kan vissen. Plan dus ruim van te voren. Kijk goed naar de geschiktheid van de ruimte en maak een inschatting van hoeveel leden er komen. De inschatting die je maakt is afhankelijk van het event wat je ervan maakt.

• Checklist benodigdheden

• aantal stoelen en tafels (denk aan bestuur);

• eventuele verhoging voor de bestuurstafel;

• spreekkatheder;

• vergaderhamer;

• airconditioning/verwarming;

• laptop met vergaderstukken;

• eventuele presentatie;

• beamer/beeldscherm;

• geluidsinstallatie;

• voldoende aantal kopieën van vergaderstukken + agenda;

• geluidsinstallatie (wanneer het een grote zaal is)

 

Afspraken over consumpties

Het bestuur moet een budget voor de ALV vaststellen. Houd daarbij rekening met de consumpties voor alle deelnemers aan de vergadering. Stel daarbij de vraag: krijgen de leden een gratis consumptie? Zo ja, blijft het dan bij één of stelt u de leden ook na afloop van de vergadering de gelegenheid nog even te blijven napraten (op kosten van de vereniging)? Hoe dan ook: met de verstrekker van de consumpties moet een afspraak worden gemaakt over de organisatie en de verrekening van één en ander.

Vergaderstukken op tijd klaar

Het jaarverslag moet geschreven zijn, inclusief jaarrekening en begroting voor het komende jaar. Laat de penningmeester bijtijds de eerste versie van de jaarrekening en begroting naar de leden van de kascommissie sturen. (Binnen convocatietijd)

Verkrijgbaarheid jaarverslag

Tijdens de vergadering moeten alle aanwezigen kunnen beschikken over de vergaderstukken. Afhankelijk van wat er in de statuten over vermeld wordt, moeten het jaarverslag, jaarrekening en begroting bijtijds beschikbaar zijn voor alle leden.

Verstuur deze vergaderstukken aan iedere aangemelde deelnemer, zodat ze beter voorbereid zijn.

Publiciteit

Zorg er voor dat de jaarvergadering ruimschoots van te voren wordt aangekondigd in de gebruikelijke media van de vereniging. In feite moet je een publiciteitscampagne opzetten voor de ALV. Heeft de vereniging een eigen website, dan moet de aankondiging van de jaarvergadering uiteraard daar het eerst worden vermeld.

Wanneer de agenda voor de vergadering bekend is, moet die ook zo snel mogelijk op de eigen website komen te staan en stuur deze in ieder geval naar de leden die zich aangemeld hebben voor de ALV. Zorg ervoor dat er voldoende kopieën van de agenda (en de overige vergaderstukken) verkrijgbaar zijn op de jaarvergadering zelf.

Een kort verslag met de belangrijkste besluiten, dan wel hoogtepunten van de vergadering vormt het sluitstuk van de publiciteitscampagne. Denk ook aan de andere sociale media van de vereniging en plaats met regelmaat herinneringen..

Gastsprekers

Wanneer je gastsprekers wilt uitnodigen, neem dan ruim van te voren contact met ze op. Zeker wanneer het gaat om personen met een publieke functie is de kans groot dat hun agenda al maanden van te voren vol zit. Maak goede afspraken zoals tijd, tijdsduur, eventuele zitting in een forumdiscussie en kosten.

Lage opkomst?

Iedere vereniging heeft te maken met een lage opkomst van haar leden voor vergaderingen en andere minder leuke bijeenkomsten. Vaak is 20% al een hele prestatie, over het algemeen zie je toch 5% als gemene deler in de opkomst.

Heb je hier nu mee te maken, en vindt je als bestuur ook dat een grotere opkomst beter is voor de betrokkenheid en visie van de club, denk dan eens aan het combineren met een event.

Event

Een event kan voor een hogere opkomst zorgen. Denk dan aan een congresvorm voor de ALV, nodig sprekers uit of houdt branche inhoudelijk kennissessies. Denk ook aan een gezamenlijke lunch of diner voor meer ledenbinding.

Meer informatie over events en ALV begeleiding? Neem contact op met De Verenigingsmanager www.deverenigingsmanager.nl