De Verenigingskas onder controle

Belangrijkste tip:

Gebruik juist geen kas maar laat al het betaalverkeer via de bank lopen. Hiermee verkom je alle administratie in en over het kasboek. Kleine betalingen kunnen via PIN verlopen en betalingen door bestuursleden kunnen later als declaratie verwerkt worden. De kans op kasverschillen zijn hierbij nul.

Kasbeheer

Het beheren van de kas vergt discipline, nauwkeurigheid en eerlijkheid: Discipline om werkelijk alle betalingen en ontvangsten over de kas te laten lopen (de clubkas een geen ander)

Nauwkeurigheid om de juiste bedragen te betalen en te innen (niet te veel betalen of te weinig innen).

Eerlijkheid: het bestuur moet volledig op u kunnen vertrouwen.

Bewijsstukken

Het is raadzaam om bewijsstukken van alle ontvangsten en betalingen te verzamelen. Dat gaat heel eenvoudig:

• Van de betalingen vraagt u de betaler een bon

• Van de ontvangsten schrijft u zelf een bon

• U nummert de bewijzen en bewaart deze in een ordner of plakt ze in een boekhoudprogramma

• U noteert alle uitgaven en ontvangsten in een kasboek

Kasboek

Het kasboek is een schrift, spreadsheet of register waarin u alle ontvangsten en uitgaven noteert. Links boekt u de ontvangsten, rechts de uitgaven. Elke boeking heet in jargon een kasmutatie.

Van elke kasmutatie noteert u:

• De datum

• Het bedrag

• De verwijzing naar het bijbehorende bewijsstuk, bijvoorbeeld het nummer

Kas afsluiten

Op bepaalde momenten (bijvoorbeeld bij het afsluiten van een verenigingsjaar) sluit u de kas af. Dat betekent dat u de inkomsten en uitgaven optelt en vervolgens de totale uitgaven van de totale inkomsten aftrekt. Het verschil moet in de kas zitten.

Dit zou precies moeten kloppen, maar de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat dit meestal niet het geval is. Wat u te veel in kas heeft boekt u als ‘niet verklaarbare inkomsten’ of mag u in eigen zak steken. Wat u te weinig in kas heeft, moet u aanvullen uit eigen zak.

Tekenbevoegdheid

De penningmeester heeft tekenbevoegheid over de rekeningen van uw organisatie. Bij afwezigheid kan het betalingsverkeer daardoor stil te komen liggen. Daarom is het handig om de tekenbevoegheid bij meerdere bestuursleden neer te leggen. Ook bij grote bedragen is het verstandig om ter controle meerdere bestuursleden te laten tekenen, het zogenaamde vier-ogen principe. Leg afspraken hierover nauwkeurig vast en stem de tekenbevoegdheid af met uw bank.

Via uw bank kunt u dergelijke zaken vastleggen en inregelen. Bijvoorbeeld een bedrag boven de € 1.000,- moet in de bank app geaccordeerd worden door beide tekenbevoegden.